＜前回のまとめ＞
「パワーポイント2003も工夫次第で、よりセンスの良い図形を作成することができます。参考として、１．陰影のある三角錐、２．周辺をぼかした円形、 ３．陰影のある円の作成手順をご紹介します。」という内容でした。

●「１ヵ月後にプレゼンがあるからそれまでに資料を作ってほしい」
このような依頼を上司から受けたことはないでしょうか？プレゼン発表は上司が担当するのですが、忙しいなどの理由から、部下である皆さんがプレゼン資料を作成しなければならない時です。

●こういう時、意外に困るものです。なぜなら、上司がイメージしているプレゼン資料の完成形にピッタリのものを作成できればよいですが、もし、うまく作成できなければ、本来の仕事が遅延してしまう、あるいは上司に怒られてしまうなど不安は尽きないからです。

●皆さんは、こういう時、どのような対策をとっているでしょうか？
今回は、こういう場合の解決策についてご紹介します。

●上司から冒頭のような依頼があった場合、注意しなければいけないのは、指示を出している上司といえども、すべての人が完成イメージを明確に持っている訳ではないという点です。私の経験上、上司は、大雑把に分けると以下の３つのパターンに分かれ、それぞれ、長所と短所があります。
　 1．完成イメージを明確に持っている人
　 2．完成イメージをある程度、明確に持っている人
　 3．完成イメージが明確でない人

●1．の上司の場合
・長所：完成イメージが明確なため、資料を作成する側はその完成形を形にするだけなので作り易い。
・短所：完成形が明確なため資料を作成する側の自由度が少なく創造性を発揮できない。また細かい指摘が多くなる。

●2．の上司の場合
・長所：「1.」と同様、上司の完成イメージを形にするだけなので作り易い。また「1.」に比べて資料を作成する側の創造性を発揮できる。
・短所：「1.」に比べて上司の完成イメージを把握しづらい。

●3．の上司の場合
・長所：完成イメージが明確でないため、こちらの裁量に合わせて、自由に作成できる。状況によっては、自分の意見を盛り込むことも可能。
・短所：完成イメージが明確でないため、資料の方向性の確認に時間がかかることがある。

●このように一長一短があります。皆さんの上司は、上記の「1.」〜「3.」のどれに当てはまりますか？
これは想像ですが、「2.」や「3.」が多いのではないでしょうか？
このように３つのパターンに分かれるのですが、いずれの上司の場合でも、資料を作成する側の対応は１つです。それは、

　　　　　　　　　　　　「たたき台を作成する」

●ということです。
というのは、上記のいずれの上司も、自分の頭の中にあるイメージを表現することが難しいと感じていることが多いものです。特に言葉で表現するのが難しいのです。しかし、目の前に何らかの形となった「たたき台」の資料があると「もっとこうしたい」「あーしたい」と、様々な意見が出てきます。これが良いのです。いわゆる「呼び水効果」です。

●そのため、資料を作成する側の皆さんは上司の頭の中にあるイメージを具現化した「たたき台」を作成するのです。もちろん、完成形がわからない訳ですから、ある程度のものしかできないと思います。しかし、それでよいのです。
「たたき台」がないと全く前に進まなくなります。
ただ、「たたき台」というのは、具体的にどういうものなのか？という疑問があると思います。「たたき台」は以下の２ステップで作成します。

●Step1
最初は、ストーリー（ロジック）の確認を目的として、目次案を作成します。
パワーポイントのアウトライン機能や、ワードやエクセルの箇条書きなどでタイトルを整理して、上司にストーリーを確認します。

●Step2
目次が確認できたら資料の完成形がイメージできるように、パワーポイントを使って、テンプレート（背景色、フォントサイズ、レイアウト）や簡単に作図したものを提供します。もちろん、配色やアニメーションは不要です。

●このように２ステップで「たたき台」を提出し、上司の意見を聞きながら徐々に完成させていくのです。徐々に完成させていくところがポイントです。上司の意見を聞きだすことで上司自身の思考も固まってくるからです。反対に、締切間際に完成形を提出すると、もし、方向性を誤っていたら取り返しがつきません。そのため、どんな場合でも「たたき台」を作成し、意見を聞きだすようにしましょう。