＜前回のまとめ＞
「年明け早々、２社の企業様でプレゼンテーションセミナーを実施させていただきました。その時の質問と回答についてお伝えします。」という内容でした。

●ある起業家の方の話です。この起業家の方は、日頃、パソコンを使って仕事をしているのですが、ある日突然、パソコンが立ち上がらなくなったらしいのです。仕事のやりとりは基本的にメールが中心だったため、かなり焦ったそうです。

●そこで色々、対策を施した結果、なんとかパワーポイントやExcel などのファイルは取り出すことが出来たらしいのですが、ハードディスクはフォーマットして、Windowsを再インストールするしかなかったそうです。
恐ろしいですね．．．こういう話を聞くと他人事と笑ってはいられません。私も同じような経験があります。

●ある朝、パソコンに電源を入れてもブルー画面が表示されるだけで Windowsが立ち上がらないのです。昨日までは立ち上がっていたんですよ。それが翌日の朝になると全く立ち上がらなくなったのです。

●これは痛かったです。Windows が少しでも立ち上がれば対処方法はありますが、まったく立ち上がらないのです。仕方がないので、この時は、ハードディスクを新しく購入し、そこにWindows をインストールし、故障したハードディスクからパワーポイントファイルなどのデータだけは吸い取りました。この作業だけで１日かかりました。

●これと違う経験もあります。午前中３時間ぐらいかけて作成したパワーポイントファイルを保存せずに終了してしまったのです。ちょうど、昼休みになったので、作業を終了しようと思い、パワーポイントの左上のアイコンを押したのです。

●もちろん[保存しますか？]と丁寧にメッセージは表示されたのですが、思わず[No]を押してしまったのです。もう戻りません．．．このときは泣く泣く最初から作り直しました。

●皆さんも同じような経験はないでしょうか？皆さんが今、使っているパソコンが次の瞬間に故障する可能性があると認識しているでしょうか？また、自分の不注意で、せっかく作ったパワーポイントファイルを失ってしまう可能性もあるのです。

●私自身、色々な失敗を経験していますが、これらの経験からパワーポイントファイルを如何に保護するのかということで色々な対策をとっています。皆さんにも役に立つのではないかと思いますので、その対策方法をご紹介します。

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●１．パワーポイントファイルのバックアップ
まず、初歩的な対策としては、パワーポイントファイルの自動パックアップを設定しています。自動バックアップの設定方法は以下の通りです。
　 ・パワーポイントを立ち上げます。
　 ・[ツール]→[オプション]→[保存]を選択します。
　 ・ここに、[自動バックアップ]があるので、ここに時間を設定します。

●これを設定しておくことで、パワーポイントがフリーズしても、バックアップされていたファイルにまでは遡ることができます。これで何度か助けられました。必ず設定しておきましょう。

●ただ、パワーポイントを再起動した時、バックアップしていたファイルを自動的に表示してくれるのですが、この時、しっかりと名前をつけて保存しないとバックアップしたファイルが消えてしまうので注意が必要です。

●２．マメなファイル保存
自動バックアップはパワーポイントに任せるとして、もう一つの方法は、手動で定期的にファイル保存するようにしています。ファイル保存は[CTRL]＋[S] ボタンを押します。自動バックアップと同じことなのですが、念には念を入れて定期的に保存しています。

●３．日付毎のファイル保存
もう一つの対策は、一度作成したファイルを更新する時には、ファイルをコピーして使うようにしています。そして、古いファイルのファイル名には日付をつけて保存しています。こうすることで例え、最新のファイルが壊れたとしても前回のファイルには、戻ることができます。
　 例．以下のように順々にファイルをコピーしていきます。
　 ・企画書(2007.01.01).ppt　→2007年1月1日に作成したファイル
　 ・企画書(2007.01.02).ppt　→2007年1月1日作成したファイルをコピーし
　　　　　　　　　　　　　　　           1月2日に更新したファイル
　 ・企画書.ppt　→1月2日のファイルをコピーし、現在、作成中のファイル

●４．システムとデータを分けて管理する
さらに私が実施しているのは、システムとファイルを分けて管理しています。つまり、以下のようにハードディスクによって管理対象を分けているのです。
　 ・C:\：Windows（OS）とパワーポイントなどのアプリケーションソフト
　 ・D:\：パワーポイントやExcel、Wordなどで作成したファイル

●つまり、C:\ には、Windows やアプリケーションソフトを保存し、最悪の場合、フォーマットしても良い状態にしてあります。そして、D:\ にはパワーポイントファイルなどを保存し、フォーマットされる危険性から退避させているのです。D:\は、USBハードディスクなので外出先のパソコンなど、どこでも使用可能です。これはお勧めのやり方です。
⇒参考：USBハードディスク（http://tinyurl.com/2u8wua）

●以前は、このような方法はとっていませんでした。C:\ にWindows もアプリケーションソフトもメールもファイルもすべて保存していました。しかし、過去の経験上、パソコンが故障するのは、Windows に関連するものが多くパソコンが起動しなくなるとC:\ をフォーマットせざるを得なくなるのです。

●こうなるとWindows に巻き込まれてパワーポイントファイルなどを失うことになります。冒頭でお伝えした失敗例がこれです。そのため今では、C:\とD:\で対象を分けて管理しています。もちろんD:\ に保存することが100％ 保証される訳ではありませんが、これでファイルを損失することはなくなりました。

●皆さんが今、使っているパソコンもいつ故障するか分りません。パソコンは故障するものなのです。そのため、いつ故障しても大丈夫なように一度、ディスク構成や作業手順を見直して見てはいかがでしょうか？その時、上記の方法を参考にしていただければと思います。