＜前回のまとめ＞
「配布資料の取り扱いは、本の著者によって主張は様々である。しかし、配付資料の内容は目的によって変える、配付タイミングは最初に配る、印刷形態は2スライド/Pageがお勧めです。」という内容でした。

●最初に訂正のお知らせです。
前回「配布資料」という単語を頻繁に使用していましたが、これは誤りで正解は「配付資料」になります。
　 ・配布：不特定多数に配る
　 ・配付：特定されている人達に配る
というように使い分けるそうです。プレゼン資料の場合、ある特定の人達に配る訳ですから「配付」が正解とのことです。まったく気付きませんでした。
皆さん、申し訳ありません。また、ＨＭ様、ご指摘、ありがとうございます。

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●前回、配付資料の説明と同時にプレゼン資料の説明を行いましたが、さらに「プレゼン資料」ついて、踏み込んで解説させていただきます。
前回の繰り返しになりますが、プレゼン資料には以下の２種類があります。
1．文字が少なく、キーワード中心の「見せる」ことが目的のプレゼン資料
2．文字が多く、長文もある「読ませる」ことが目的のプレゼン資料

●「1.」は、口頭の説明が中心で、資料は補足的な位置づけです。そのため、もしプレゼン発表に参加せずにこの資料を読んだだけでは、その内容が分りにくいという特長があります。

●一方「2.」は、報告書など、読んでもらうことが目的であり、記載内容に誤解を与えないようにするため文章量も多いという特長があります。もし、プレゼン発表に参加しなくても資料を読めばある程度、内容が分るというというものです。

●このように、プレゼン資料も２種類あります。プレゼン本の多くは「1.」を前提としています。しかし、私のサラリーマン生活の中では「2.」でプレゼンする機会もありました。

●そこで、お伝えしたいのは、このようにプレゼン資料は、その目的によって種類が変わるということです。また、そのため最初の段階でプレゼンの目的を明確にしましょうという点です。

●実際、私が以前、参加したプレゼンのことです。私を含めた５人のプレゼンターが参加したのですが、皆、発表用の資料はバラバラでした。最初に発表した人は、とても細かい情報を盛り込んだ資料で発表していました。この方は、「読ませる」ことを意識していたのです。

●一方、私は、プレゼン資料＝見せる資料だと思っていますので、ビジュアル表現を中心とした資料で発表しました。つまり「見せる」ことに重点をおいていたのです。その他、３名の方は、どちらともいえない中間的な内容でした。

●このようなレベルの違いを引き起こさないためにも、皆さんは最初の段階で
　 ・プレゼンは「見せる」ことが目的か、「読ませる」ことが目的か？ということをプレゼンの主催者に確認すべきです。場合によっては、その両方ということもあるはずです。ただ、主催者はそこまで意識していないことも多いのが現実なので、その場合は、自分で決定するしかありません。

●さらに、このプレゼンの目的によって皆さんの対処方法は以下の４つのパターンに分かれます。
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　 │見　  │読ま│　　　　　　　　　　    解　説
　 │せる │せる│　　　　　　　　　　
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1. │ ◎　│ ×  │見せる資料だけ用意し、読ませる資料は用意しない
2. │ ◎　│ ◎　│見せる資料と別に読ませる資料の両方を用意する
3. │ △　│ ◎　│読ませる資料だけを用意し、見せる資料に流用する
4. │ ○　│ ○　│見せる資料と読ませる資料の中間を用意する
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【記号の意味】◎：用意する、×：用意しない、△：流用する、
　　　　　　　　　 ○：どちらか片方を用意する

●「1.」の場合、発表用の見せる資料を用意するだけなので、資料作成の準備は比較的楽です。しかし、発表に参加しない人は、後でその内容を理解することが難しいというデメリットがあります。

●「2.」の場合、発表用の見せる資料とは別に、読ませる資料が別途必要なため、資料の準備が「1.」に比べて負担が大きくなります。しかし、発表に参加しない人も資料を読めば内容を理解できるというメリットがあります。

●「3.」の場合、読ませる資料を発表用の見せる資料とするため、資料作成の準備は比較的楽です。しかし、内容が細かいため、発表時に要点を絞って説明するなどプレゼンターが発表内容をコントロールする必要があります。

●「4.」の場合、両方の良いところをピックアップするため、現実的な対応といえます。ただし、中途半端になる可能性は否定できません。

●以上です。
冒頭でプレゼン資料には２種類あると説明しました。しかし、プレゼンの目的によってその記載レベルと用意すべき資料は微妙に異なるということです。私が過去に失敗したことと同じ轍を踏まないよう皆さんには、ぜひ目的を明確化することをお勧めいたします。