＜前回のまとめ＞
「2012年のオリンピック開催地の最終決定がプレゼンテーションの優劣で決定したとのこと。プレゼン用のコンテンツを作成する前に”何を伝えるのか”を十分に吟味しないと、無駄足を踏むことがある。」
という内容でした。

●ｅメールを利用して仕事内容のやりとりをしていると、たまに「何を言いたいのだろう？」と思うメールを受け取ることってありませんか？何度、読み直しても理解できないメールです。日本語なのに。(^^;)

●日経BP社(http://www.nikkeibp.co.jp/index_j.shtml )が出版している「ITプロフェッショナル」という本の付録に『ここで差がつく文章の技術』という興味深い記事がありました。

●要約すると、
　 ・IT業界は、顧客や上司、部下との間で文書のやりとりが多い。
　 ・そのため、自分の考えを伝える文章力が必要になる。
　 ・IT業界の上位の資格試験では論文が必須となっている。
　 ・しかし、最近のITエンジニアの文章力の低下は著しい。
　 ・ビジネス文書を書く際の文章力に必要なのは、才能ではなく、”テクニ
　　 ック”である。
　 ・日経BP社が培った基本的なテクニックを紹介する。というものです。

●ここで紹介されているテクニックは、業界に関係なく、皆さんが仕事をされていく上で、文書作成やプレゼン資料作りにも活用できると確信しますので、ご紹介します。「⇒」の箇所は、私のコメントです。

> ビジネス文書に関する文章力は、「才能」や「センス」ではない。これら
> がが乏しくても以下の４つのテクニックを習得することでクリアできる。
>
> １．文章の目的と主題を明確にする
> 　　最初に考える必要があるのは、「何のために書くのか」という文章の
> 　　目的と「何を伝えるのか」という主題を明確にすることだ。これを明確
> 　　にしないまま文章を書くと、結果的に受け取った相手は何を読み取
> 　　ればよいのか理解できない。

⇒これはプレゼンテーションでも同じです。よくありがちなのが、時間をかけて収集した情報がただ、並べてあるだけで、そこから何を伝えようとしているのか意図が分からないプレゼンです。情報を整理することが目的となってしまい、本来の「何かを伝える」という目的が失われてしまうのでしょう。ともかく、最初に「何のために書くのか」、「何を伝えるのか」を明確にしましょう。

> ２．読み手を強く意識する
> 　　自分本位に目的や主題を決定するのではなく、読み手の立場や興
> 　　 味を考慮することで文章の説得力が高まる。

⇒プレゼンテーションでも同じように聞き手の立場になって資料を作成する必要があります。これはこのメルマガでも繰り返し説明していることです。さらに、追加するポイントとしては、自分や自社の伝えたいことと、聞き手が知りたいことにギャップがある場合、論理展開や使用する言葉をうまく”すり合わせ”することです。迎合ではありませんよ。自分の主張をしながらも相手に合わせるということです。これだけでメルマガが１つ書けそうなので、また別の機会に説明します。
> ３．執筆前に論旨展開を決める
> 　　文章を書く前に書くべき事項を洗い出し、それらを整理した上で、ど
> 　　 ういう順序で書いていくのかを決めていく。また、論旨展開の流れに
> 　　 矛盾や無理、無駄がないなど、論理性を保つことが重要である。

⇒「吐き出し」→「関連付け」→「抽象化」のことです。パワーポイントを立ち上げる前にやるべきことは沢山あります。この時点でプレゼンの骨格が決まるので、とても重要です。さらに、この論旨展開をスムースに行うテクニックも紹介されていたので、これについては、次号で紹介します。

> ４．推敲を重ねて完成度を高める
> 　　文法的に正しい日本語にするのはもちろんのこと、正確でわかりや
> 　　 すい文章を一度で書き上げるのはプロのライターでも難しい。書き
> 　　 上げた後で何度も見直して完成度を上げるのだ。また、できれば上
> 　　 司や同僚など別の視点でみてもらうのが重要だ。

⇒プレゼン資料作成の時も同じように最初から完成することは難しいです。不可能です。まずは手書きで何度か作成し、パワーポイントで作成し、印刷して確認し、プロジェクタで確認し、リハーサルして確認しと徐々に完成度を高めていきます。

●以上です。今までのメルマガでご紹介した内容と似ていますが、日経BPのプロの編集者でも同じようなテクニックを使っている点で興味深いです。次号では、引き続き「論理展開の組み立てテクニック」をお伝えする予定です。