＜前回のまとめ＞
「プレゼンテーションは、コミュニケーションの一種なので、聞き手を巻き込　ましょう。 そのためには、"つかみでつかむ"、"質問する"、"目線に気をつ　け" という３点に注意しましょう。」という内容でした。

●やりましたね！！日本代表。Ｗ杯決定、一番乗りなんてカッコよすぎます。キリンカップの２試合見た限り「かなりやばい」なんて思ったりしましたが、やる時は、やるんですね。最後のイラン戦も勝ってほしい！！

●先日、あるIT企業の８名の新入社員の「セミナー報告書」のレビューをする機会がありました。８名の新入社員が１ヶ月に渡るセミナーを受講し、その結果を10ページ程度の報告書として整理したものです。これがなかなか、中身の薄い報告書でした。(^^;)

●誤字脱字は当然として、報告書という割りにただ、受講したセミナーの概要がツラツラ書かれていて、最後のページに感想らしきものが書かれているだけなのです。そこには主張や意図が見られません。また、デザインの４つの原則など皆無でした。

●皆さんも同じように、何らかのテーマについて調査し、それを「報告書」として、プレゼンする機会もあると思います。そのため、今一度、報告書の作成時のポイントについて整理します。

●まず、考えなくてはいけないのは、報告書を作成する”前に”以下の４つの項目について明確にし、設計をすることです。

●１．目的報告書を読む人がその報告書を読んだ結果、自分、あるいは自社のことをどのように思って欲しいのか？を明確にする必要があります。例えば、上記のセミナー報告書の場合、「１ヶ月に渡るセミナーで有益な学習ができ、多少なりとも成長したのだな。」などと思ってもらうことが一般的な目的になると思います。しかし、私が上記の報告書を読んだ感想としては、「１ヶ月何を勉強したのだろう？」という疑問でした。つまり、本来は読み手に対して「成長した」と思ってもらいたいのに、逆の感想を持たせてしまったということです。

●２．対象者目的を明確にするためには、まず報告書を読む人が誰なのか？ということを想定しなくてはいけません。もし、はっきりわかっていない場合は、架空でもよいので想定すべきです。というのは、対象者によって報告書に対する期待が異なるからです。上記の例の場合、対象者は、人事部の人や組織の上司になるため、この方々の期待に合わせた内容にする必要があります。

●３．主張主張のない、報告書などありえないと思いますが、結構、多いものです。主張のない報告書は、読み終えた後に「座り心地の悪さ」を感じるものです。少なくとも、報告書に限らず多くの文書では、何かを伝えるために作成するものでそうでないなら何のために作成しているのかわからなくなります。

●４．構成最終目的を達成するために、どのような情報をどのような順番で書き、読み手に納得してもらえるか？というストーリー設計も必要です。ビジネスの報告書の場合、最初に結論をもってくるのは、よく言われていることです。そこで、最初に結論を出して、その後、どのようなストーリーにするか考えます。この時のポイントは、結論を”証明する”ストーリにするという点です。

●このように、まずは報告書を作成する”前に”上記の４点は押さえるべきです。これらが曖昧なまま報告書を作成すると、上記のセミナー報告書のように骨抜きの報告書ができあがる可能性があります。

●ただ、このように書くととても難しく感じますね。(^^;)もっと分かり易くいうなら、皆さんがラブレターを書く時も、同じことをしているはずなのです。「目的」「対象者」「主張」「構成」、いずれも外せないですよね？

●ラブレターだとこれらの項目を一生懸命考えるのに、これが仕事上の「報告書」という形式になった途端、中身の薄い物を作ってしまうものです。不思議です。

●でも、その原因も明確です。ラブレターと違って「伝えたい！」という『気持ち』がないからです。「勝ちたい！」と思わなければ勝てないのと同様、「伝えたい！」と思わなければ、良い報告書は完成しないものです。