＜前回のまとめ＞
「情報を出力する段階で”何から書こう？”と迷った時は、ランダムに情報を書き出し、後から順番を並べ替えましょう。それでも”何も書くことがない”と思った時は、何でもよいので”何かを書くこと”で、それが呼び水となり他の情報を導き出すことができます。」
という内容でした。

●最近、eメールの数がとても多くなりました。とても全部、読んでいられないので重要なものだけ拾い読みして、後は、予め用意してあるフォルダに自動振り分けしています。

●この振り分けって以外に難しいですよね？フォルダ名は何にしようか？フォルダをどこまで階層化しようか？どのフォルダにもあてはまらないメールをどのフォルダに入れようか？といつも悩みます。

●実は、プレゼンテーションの構想の段階では、これとまったく同じ手順を踏みます。最初に答えをいうと、eメールでもプレゼンテーションでも情報をいかに上手に整理するのか、がポイントになります。
つまり、メールの振り分けが上手な人は、プレゼン資料も上手なはずです。

●では、具体的にご説明します。
前回のメルマガでは、情報を収集し、伝えたい項目をランダムに書き出すことをお伝えしました。次の手順は、伝えたい項目が複数でてきたら、それらをグループ分けします。
　 「これとこれは同じグループに属する」
　 「これとこれは対称関係にある」
　 「これとこれは階層関係にある」
という具合に分けていきます。

●例えば、自分の所属する部署の事業戦略のプレゼン資料を作成することになり、以下の項目をピックアップしたとします。
　 ・売上向上
　 ・利益向上
　 ・顧客満足
　 ・新製品開発
　 ・既存製品販売
　 ・営業力強化
　 ・販売チャネル強化
　 ・社員教育
　 ・給与アップ

これを要約すると、事業の目的は、顧客満足と売上/利益向上である。そのための手段として、新製品開発や既存製品の販売強化を図る、という内容です。

●これらの項目をピックアップした状態で、グループ分けします。
例えば、以下のように３つに分類できます。
　 1.顧客満足、売上向上、利益向上
　 2.新製品開発、既存製品販売、営業力強化、販売チャネル強化、社員
　　 教育
　 3.給与アップ

●そして、次に取り組むのは、これらのグループ分けしたグループのタイトル、いわゆる総称を決定するのです。実際にやってみるとわかるのですが、上記の３つの分類は、何らかの意図があって分類したはずなのです。そのため、その分類の意図をタイトルとして決定するのです。
　 1.目　　　 的　：顧客満足、売上向上、利益向上
　 2.具体的施策：既存製品販売、新製品開発、営業力強化、
　　　　　　　　 　　販売チャネル強化、社員教育
　 3.やりがい  　：給与アップ

●このように、グループの総称がタイトルになります。ただ、上記の例では、「2.」がとても重い(枚数が多くなる)ですね。そのため「2.」をさらに分解し、タイトルをつけます。
　 2.具体的施策
　　 (1)製品開発：既存製品販売、新製品開発
　　 (2)販売強化：営業力強化、販売チャネル強化
　　 (3)社員教育：社員教育

●こうすることで最終的な構成は以下になります。
　 1.目　　的　 ：顧客満足、売上向上、利益向上
　 2.具体的施策
　　 (1)製品開発：既存製品販売、新製品開発
　　 (2)販売強化：営業力強化、販売チャネル強化
　　 (3)社員教育：社員教育
　 3.やりがい　 ：給与アップ

●このように、伝えたい項目をすべて書き出した後に、グループ分けし、そのグループにタイトルをつけることによって構成を導くことができるのです。慣れてくると、わざわざこのように、紙に書き出すことなく、頭の中で構成を練ることができるようになります。

●いかがでしょうか？こうして書くととても難しく感じますね。
しかし、冒頭でもお伝えしたとおり、この手順は、

　　　　　　　　　”eメールの振り分けと全く同じ”

です。沢山の情報(eメール)を整理するために、適切なフォルダを用意する。そして、そのフォルダに適切な名称をつける、といった手順です。

●「プレゼンテーション」というと、改めて何か新しいノウハウが必要になると思いますが、全く、そんなことはありません。要するに、

　　　　　　　　　”情報をいかに適切に整理するのか”

がポイントなのです。

●さらに、もう一ついうと、eメールフォルダの分類は、十人十色であるように、プレゼンテーションの構成も十人十色、つまり、答えがない、ということです。答えは自ら作るのです。