＜前回のまとめ＞
「プレゼンテーションは多くの人がいる前でパワーポイントで発表するイベントのことだけを指しているのではありません。仕事を進めていく上でのコミュニケーション能力の一つです。そして、その基本となるのは論理性です。」という内容でした。

●新撰組がブームですね。私も「新撰組」と聞くと、なんとなく切ない気持ちが沸いてきます。きっかけは司馬遼太郎先生の「燃えよ剣」です。あの本を読んで新撰組の、特に土方歳三の悲しくて美しい人生があったことを知り、泣きました。

●司馬遼太郎先生は、非常に多くの歴史小説を世に出されていますが、そのバックボーンには、約２万冊もの書籍があるそうです。
※司馬遼太郎記念館(http://www.shibazaidan.or.jp/）より

●２万冊の本を納めた書架は、地下1F〜地上2Fまで約１１ｍにもなるそうです。一度、見てみたいですね。これだけの蔵書をベースとして数々の秀逸なる歴史小説が世に出たのですね。

●プレゼンテーションの質を上げるためのポイントは「情報収集」です。情報収集で資料の質が上がるか、下がるかが決まるといっても過言ではありません。

●例えば、砂場で、できるだけ高い山を作ろうとするとどうしても底辺を大きくした方が高い山ができますよね。それと同じです。できるだけ情報収集量を多くした方が質の高い資料ができます。

●しかし、残念ながら、すべての人に時間は平等です。プレゼン資料の準備のために情報収集だけで時間切れになっては意味がありません。

●では、どれくらい時間を掛ければよいのでしょうか？私は、仕事で多くの提案書を作成してきましたが、最も一般的なもので10日ぐらいかけていました。
その割合は以下の通りです。(参考程度に)
・テーマや背景の確認：1日
・情報収集：3日
・構想＋下書き：2日
・デジタル化：2日
・ブラッシュアップ：1日
・修正：1日

●このように情報収集だけで3日＝30%になります。パワーポイントを利用したデジタル化は、2日もあれば十分です。密度の濃いプレゼン資料を作成するなら情報収集にこそ時間を割くべきなのです。

●そこで、情報収集にできるだけ時間を掛けます。すると今度はまた新たな壁がでてきます。それは、

”情報が多すぎて混乱する”

という状況です。
あちらにもこちらにも重要と思える情報が沢山あり「どうすればいいんだ！！」と叫びたくなる状況です。(^^;)

●大丈夫です。ご安心ください。こういう状況を乗り切る方法もちゃんとあります。以下の(1)〜(3)を押さえれば大丈夫です。

●(1)能動的なアプローチ
短期間で多くの資料に目を通す必要があるとき、単にダラダラと資料に目を通していては時間がかかるだけで役に立ちません。そうではなく、もっと能動的に資料に目を通すのです。

・何が書かれているのか？
・自分が必要としている情報なのか？
を押さえながら読むのです。ここがとても重要です。

資料から何かを学ぶ、というような受身の姿勢でいるから情報に踊らされるのです。あなたが必要とする情報を資料などから”獲得”するのです。そうです。もっと能動的にアプローチするのです。

●(2)日常からの情報収集
先ほど情報収集の時間は限定されているとお伝えしました。そのため、その時間を効率的に使うためには普段から情報収集しておくことです。そして、その時のポイントは「どこにどのような情報があるのか」を頭の中で整理しておくことです。

・何月何日頃の新聞に「□□」の記事があった
・何月号ぐらいの何という雑誌に「○○」という特集があった
・あの人は「△△」にとても詳しい
というインデックス情報をもっていれば、いざという時にそこを手がかりに調べることができます。

●(3)目的の確認
情報収集していくと使える情報が沢山でてきます。これも使える、あれも使えると。しかし、そのような時には、目的を再度確認することです。

・自分が欲しい情報は何なのか？
・何を収集すればよいのか？
そして、目的に沿わない情報は捨てるのです。最初の段階(メルマガNo.002)で「目的を確認しましょう」とお伝えしましたが、その理由がここでもご理解いただけると思います。

●以上、プレゼンテーションの質を左右するのは情報収集力である。そのためできるだけ時間を掛けた方がよい。しかし、情報収集に時間を掛けると混乱する可能性がある。これを回避するためには「能動的なアプローチ、日常からの情報収集、目的の確認」を行うことです。