＜前々回のまとめ＞
「プレゼン資料が何十ページにもなり、これを配布資料とする場合、”目次”　が必要になります。目次の作成は、ルーラとタブを使ってページ番号の位置　を統一すると綺麗に見えます。」という内容でした。

●先日、あるメルマガ読者の方から「PowerPointのグラフの挿入機能はとても便利なので紹介しては？」と、提案がありました。確かにとても便利な機能なので、ご紹介させていただきます。ちなみに、この方の会社では、資料を配布せず、すべて端末(パソコン)で確認するだけだそうです。まさにペーパーレスの世界ですね。(^^;)

●PowerPointでグラフを表示させる場合、以下の２つの方法があります。
　 1．Excelで作成したグラフをコピーし、PowerPointで貼り付ける方法
　 2．PowerPoint上のグラフ機能で作成する方法
どちらも同じようにグラフを表示することが可能ですが、それぞれ特徴があります。

●「1．Excelのグラフ貼り付け」は、PowerPoint上にグラフを貼り付けた後、データやグラフの変更が可能です。なお、PowerPoint上で変更可能なのでExcelの別ファイルのデータは変更されません。一方、「2．PowerPoint のグラフ機能」は、PowerPoint 上でグラフを作成できます。また、Excelで作成した表を読み込むことも可能です。ただし、グラフを読み込むことはできません。

●このような特徴があるため、以下のように使い分けることをお勧めします。
　 ・既にExcelで作成した綺麗なグラフがある場合→上記「1．」
　 ・新規で簡単にグラフを作成する場合→上記「2．」
つまり、既にExcel のグラフがあるなら、そのまま作成済みのグラフを貼り付け、Excel のグラフがないなら、簡単にPowerPointのグラフ機能で作成するのです。

●「2．PowerPointのグラフ機能」の使用手順は以下の通りです。　・標準ツールバーの[グラフの挿入]を押します。
　 ・サンプルとして、棒グラフとデータシートが表示されます。
　 ・データシートに適切な値を入れます。
これだけで完成です。簡単・便利！！

●再度、グラフを編集する場合は、グラフをダブルクリックします。すると、ツールバーにグラフ用のボタンが自動的に表示され、以下の変更も可能です。
　 ・グラフの色や背景色の変更
　 ・軸やデータ、凡例の書式変更
　 ・(Excel)ファイルのインポート(＝読み込み)
　 ・データシートの表示
　 ・系列を行方向に定義(変更)
　 ・系列を列方向に定義(変更)
　 ・データテーブル(の表示、非表示)
　 ・グラフの種類(の変更)
　 ・項目軸目盛線(の表示、非表示)
　 ・数値軸目盛線(の表示、非表示)
　 ・凡例(の表示、非表示)

●如何でしょうか？ここまで編集できるなら、Excel 不要です。というより、Excel そのものです。(^^;) しかも、データシートの項目箇所にミニグラフのアイコンが表示され、項目とグラフの対応が分かりやすくなっています。芸が細かい！！　一度、お試しください。