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Eメールの送信

 
 

送信時に注意すること

  1. 相手先を間違えない。アドレス帳への登録は、相手の名前の後に「様」を入れると、先方に届くメールにもそのように表示され失礼にならない。
  2. 緊急の要件では使わない。
  3. ウィルス対策はしっかりしておくこと。
  4. 添付ファイルをつけるときは、相手のソフトを確認すること。また容量が大きくなるときは圧縮する、ただしこれも相手の解凍ソフトを確認すること。
  5. 送信時に再度宛先を確認する習慣をつける。
  6. メールをもらったら、すみやかに返事をする。返事に時間のかかるときは、メールを読んだことだけでも先に伝えるようにする。

メールの書き方

  1. 簡潔でわかりやすい文章とする。1行35文字を目安に。
  2. 件名は一目で内容のわかるものにする。
  3. 時候の挨拶は省略してもよいが、簡単な「いつもお世話になっております」などという文章は入れること。
  4. 最後に署名をつける。会社名、部署、名前、連絡先がわかるように。

CCとBCCの違いって何?

  • 同じメールを複数の人に送信するときには、CCを使う。CCで受信すると、そのメールが自分以外の誰に送られたのか、またその人のアドレスも知ることができる。しかしBCCを使うと、そうした情報は受信者にはわからないように送信できる。

こんなとき、どうする?
間違った人にメールを送ってしまった。

  • すぐに電話で連絡して破棄してもらう。ただし、一度送信したものは先方に読まれるので、場合によってはライバル企業の情報を流すことにもなりかねない。こんな事態にならぬように、メール送信時には相手先をよく確認すること!

 

   
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