ビジネス文書の書き方

ビジネス文書は、１正確に、２明瞭に、３簡潔に、相手に用件を伝えるもの。

１：正確な文章
５W２Hを押さえて、情報の漏れをなくす。

1. When…いつ　作成日、実施日、期限、決済日等
2. Where…どこで　場所、住所、必要なら地図や交通の便、駐車場の有無も
3. Who…だれが　作成者、対象者、主催者、招待者等
4. What…何を　件名、簡潔であっても具体的に
5. Why…なぜ　目的、根拠、方針、文書等の作成意図がわかるように
6. How…どのように　状況や経緯を説明し、未来の施策を示す
7. How much（How many）…いくら、どのくらい　予算金額、見積り、経費、注文数等

２：明瞭な文章
わかりやすい文章を書く

1. 誰が読んでも理解できるような文章
   • 専門用語、略語、業界用語は使用しない。
   • 誰にでもわかる最大公約数的な表現で書く。
   • 読み手と書き手の関係を考え、敬語の用法に注意する。
2. 結論を先に書く
   • 先に結論や趣旨を述べ、次に原因や経過、最後に意見や提言を書く。
   • くどくど説明し、最後にようやく結論がくる文章は、読み手への配慮に欠ける。
   • 社内文書では、企業内の書式慣行をまねるのが、良い文章を書く近道。
3. わかりやすさの基本条件
   • 文体の統一性を持つ。
   • 一般的には「です・ます」調。
   • 現代表記に沿って書く、旧仮名づかいは避ける。

３：簡潔な文章

1. 一つの文章は短くする
   • ひとつの文は４５文字ほどにし、２５文字ほどで改行すると見やすい。
   • ひとつの文章は７〜８行で一段落とし、文字数は１５０〜２５０文字ぐらいが理想。
2. 箇条書きを利用する
   • 長いと複雑になりやすいので、箇条書きを使う。
   • 箇条書きは見た目も整然とし、読み手にもわかりやすい。
   • 作成者にとっても、内容チェックがしやすい。
3. 長い文章は要約をつける
   • ビジネス文書は、業務報告書でも４〜５枚にまとめるのが基本。
   • それ以上長いものは、冒頭に要約をつける。
   • 文章が複雑なもの、多くのデータによる意見などは、別途レポートとして添付する。

ビジネス文書の基本ルール

1. 一般的に横書き
   • 挨拶状などでは縦書きが使用されることもあるが、一般的には横書き。
2. 現代仮名づかい
   • 固有名詞を除いて、常用漢字や現代仮名づかいを使う。
   • 文体は口語体で、特別な相手で敬語表現が必要な時は敬語体を用いる。
3. 数字はアラビア数字
   • 横書きの文章ではアラビア数字を使うのが基本。
   • 年号や電話番号以外は、３桁ごとにカンマで区切ったり、桁の多い数字は５兆円などと、漢字を混ぜると読みやすい。
4. 記号の使い分け
   • 句読点は間違ったところに打たない。
   • 最近では句読点を多用することで、文章に弾みを持たせるのが良いとされる。
   • 「！」「？」などの感情を表す記号は、ビジネス文書では避けたほうがよい。
5. ページ数字を必ず入れる
   • ２枚以上の文書にはページ数を打つ。
   • 中綴じにした文書は、右面は上下の右端か下の中央に、左面は上下の左端か下の中央に。
6. 社外文書の敬語に注意する
   • 読み手と書き手の関係を考慮し、文中では呼称も含めて敬語を用いる
   • 社内文書では、原則として敬語は用いない。
7. 数字はアラビア数字
   • 文章の書き漏れ、誤字脱字、不明瞭な表現がないか。
   • 内容が表題と合い、首尾一貫しているか。
   • 難解な言葉、漢字、略語を使用していないか。

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