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ビジネス文書の書き方

 
 

ビジネス文書は、1正確に、2明瞭に、3簡潔に、相手に用件を伝えるもの。

1:正確な文章
5W2Hを押さえて、情報の漏れをなくす。

  1. When…いつ 作成日、実施日、期限、決済日等
  2. Where…どこで 場所、住所、必要なら地図や交通の便、駐車場の有無も
  3. Who…だれが 作成者、対象者、主催者、招待者等
  4. What…何を 件名、簡潔であっても具体的に
  5. Why…なぜ 目的、根拠、方針、文書等の作成意図がわかるように
  6. How…どのように 状況や経緯を説明し、未来の施策を示す
  7. How much(How many)…いくら、どのくらい 予算金額、見積り、経費、注文数等

2:明瞭な文章
わかりやすい文章を書く

  1. 誰が読んでも理解できるような文章
    • 専門用語、略語、業界用語は使用しない。
    • 誰にでもわかる最大公約数的な表現で書く。
    • 読み手と書き手の関係を考え、敬語の用法に注意する。
  2. 結論を先に書く
    • 先に結論や趣旨を述べ、次に原因や経過、最後に意見や提言を書く。
    • くどくど説明し、最後にようやく結論がくる文章は、読み手への配慮に欠ける。
    • 社内文書では、企業内の書式慣行をまねるのが、良い文章を書く近道。
  3. わかりやすさの基本条件
    • 文体の統一性を持つ。
    • 一般的には「です・ます」調。
    • 現代表記に沿って書く、旧仮名づかいは避ける。

3:簡潔な文章

  1. 一つの文章は短くする
    • ひとつの文は45文字ほどにし、25文字ほどで改行すると見やすい。
    • ひとつの文章は7〜8行で一段落とし、文字数は150〜250文字ぐらいが理想。
  2. 箇条書きを利用する
    • 長いと複雑になりやすいので、箇条書きを使う。
    • 箇条書きは見た目も整然とし、読み手にもわかりやすい。
    • 作成者にとっても、内容チェックがしやすい。
  3. 長い文章は要約をつける
    • ビジネス文書は、業務報告書でも4〜5枚にまとめるのが基本。
    • それ以上長いものは、冒頭に要約をつける。
    • 文章が複雑なもの、多くのデータによる意見などは、別途レポートとして添付する。

ビジネス文書の基本ルール

  1. 一般的に横書き
    • 挨拶状などでは縦書きが使用されることもあるが、一般的には横書き。
  2. 現代仮名づかい
    • 固有名詞を除いて、常用漢字や現代仮名づかいを使う。
    • 文体は口語体で、特別な相手で敬語表現が必要な時は敬語体を用いる。
  3. 数字はアラビア数字
    • 横書きの文章ではアラビア数字を使うのが基本。
    • 年号や電話番号以外は、3桁ごとにカンマで区切ったり、桁の多い数字は5兆円などと、漢字を混ぜると読みやすい。
  4. 記号の使い分け
    • 句読点は間違ったところに打たない。
    • 最近では句読点を多用することで、文章に弾みを持たせるのが良いとされる。
    • 「!」「?」などの感情を表す記号は、ビジネス文書では避けたほうがよい。
  5. ページ数字を必ず入れる
    • 2枚以上の文書にはページ数を打つ。
    • 中綴じにした文書は、右面は上下の右端か下の中央に、左面は上下の左端か下の中央に。
  6. 社外文書の敬語に注意する
    • 読み手と書き手の関係を考慮し、文中では呼称も含めて敬語を用いる
    • 社内文書では、原則として敬語は用いない。
  7. 数字はアラビア数字
    • 文章の書き漏れ、誤字脱字、不明瞭な表現がないか。
    • 内容が表題と合い、首尾一貫しているか。
    • 難解な言葉、漢字、略語を使用していないか。

 

   
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