電話をかけるとき

事前の準備

1. 相手の電話番号、会社名、部署名、名前を再確認。
2. 用件のメモや資料を手元に準備する。
3. 机の周りをきれいにし、メモやペンを用意。
4. 始業・終業時間、昼休みなどの忙しい時間帯は避ける。

基本的な流れ

１．電話をかけ、相手がでる

• 相手がでたら会社名と氏名を名乗り、「いつもお世話になっております」と挨拶。
• 名乗らなかったら「○○会社様ですか」と確認する。

２．取り次いでもらう

• 話したい人の部署名、氏名を告げ、取次ぎを依頼。
• 相手が不在の場合は、戻り時間を確認してこちらからかけ直す。急用の場合は、戻りしだい電話をかけてもらうように依頼。

３．相手がでたら再度挨拶

• 会社名と氏名を再度名乗り、挨拶。
• 目的を簡単に告げて「今、お電話よろしいでしょうか」と相手の都合を聞く。
• 「１０分ほどお時間を頂戴してもよろしいでしょうか」などと、大まかな時間を告げると相手も対応しやすい。

４．簡潔に用件を伝える

• ５W２Hに従って、相手に用件を伝える。　＊「ビジネス文書の書き方」を参照のこと
• 長くならないようにする。
• 最後に要点だけ復唱して確認する。

５．電話を切る

• 時間をさいてくれたことに対してお礼を述べる。
• 電話はかけたほうが切るものなので、静かに受話器を置く。ただし、依頼やセールスの電話のときは、相手が切ったのを確認してから受話器を置く。

こんな電話応対はタブー！

1. 相手の都合を考えず、長々話す。
2. 私用電話をする。
3. 込み入った話や、お願いごとは電話ではなく、会って話す。

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