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受付での対応

 
 
  1. 来客は受付での対応によって、その会社の第一印象を決める。お客様には公平で丁寧な態度で接する。
  2. 来客はすぐに出迎えること。たとえ仕事中であっても中断して「いらっしゃいませ」と笑顔で出迎えることが大切。
  3. お客様が名前を名乗ったら復唱して確認する。名乗らないときは「失礼ですが、どちら様でしょうか」と尋ねる。
  4. 約束のある方には「お待ちしておりました」と言い、担当者に連絡してから案内する。
  5. 約束のない方には「失礼ですが、どのようなご用件でしょうか」と尋ねて、担当部署へ連絡して指示を仰ぐ。飛び込みセールスなどで面会を断るときは、会議中や外出中を理由にすると悪い印象を与えずにすむ。

こんなとき、どうする?!
約束をしていたのに、担当者がいない!

  • 急な電話や会議ならば、担当者に連絡して指示を仰ぐ。お客様には事情を説明してからお詫びし、応接室に通してお待ちいただく。
  • 担当者が外出しているときは、その理由を説明し「お約束していながら申し訳ございません」とお詫びする。その後、担当部署の指示とお客様の意向によって「お待ちいただく」「代理の者が用件を伺う」「後日訪問していただく」などの対応をとる。
   
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